1. เขียนหัวข้อให้ชัดเจน
ในแต่ละวัน พวกเราทุกคนต่างก็ได้รับอีเมลกันเยอะมาก ๆ ซึ่งก็มีทั้งอีเมลที่มีความสำคัญมากและน้อยปน ๆ กันไป ดังนั้นการเขียนหัวข้ออีเมลให้ชัดเจนจะทำให้ผู้รับสามารถจัดลำดับความสำคัญได้อย่างรวดเร็ว วิธีการเขียนหัวข้อที่ดีคือพยายามเขียนให้ผู้รับสามารถรู้ได้ทันทีว่าอีเมลจะพูดเรื่องอะไรบ้าง แต่ต้องใช้คำให้สั้นและกระชับที่สุด การใช้เครื่องหมายคำพูดก็เป็นตัวเลือกที่ดีที่จะทำให้หัวข้ออีเมลของเราเป็นที่เข้าใจได้ง่าย เช่น “ข้อเสนอ” หรือ “สมัครงาน” เป็นต้น
สิ่งที่ห้ามทำโดยเด็ดขาดคือการส่งอีเมลไปโดยที่ไม่ได้เขียนหัวข้ออะไรเลย เพราะแทบจะรับประกันได้ 100% เลยว่าอีเมลของคุณจะถูกลบทิ้งแน่ ๆ
2. เลือกใช้คำทักทายที่เป็นมืออาชีพ
คำทักทายที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับระดับความสัมพันธ์ของผู้ส่งกับผู้รับอีเมล ซึ่งอาจจะต้องเลือกใช้คำที่เป็นทางการมาก ๆ หรืออาจจะใช้คำที่เป็นทางการน้อยลงได้ในระดับหนึ่ง แต่คุณไม่ควรใช้คำที่ไม่เป็นทางการโดยเด็ดขาด
ตัวอย่างของคำทักทายที่มักจะพบเจอได้บ่อย ๆ ก็อย่างเช่น
- Dear Ms./Mrs./Mr. <Last name>,
- Hello <First name>,
- Hi <First name>,
3. อย่าลืมแนะนำตัวเอง
สำหรับข้อที่ 3 นี้คงจะไม่จำเป็นถ้าหากว่าคุณและผู้รับอีเมลรู้จักกันอยู่แล้ว แต่ถ้าคุณเพิ่งจะติดต่อกันเป็นครั้งแรก การแนะนำตัวถือเป็นหนึ่งในแนวทางปฏิบัติการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ คุณควรแนะนำตัวให้กระชับ ได้ใจความใน 1-2 บรรทัด และสำหรับกรณีที่คุณเคยพบหรือเคยพูดคุยกันมาก่อน แต่อาจจะผ่านมาสักพักแล้ว คุณควรเอ่ยถึงตอนที่คุณเคยพบหรือพูดคุยกับเค้าสักนิด เพื่อให้เค้านึกออกว่าคุณเป็นใคร
4. เขียนอีเมลให้กระชับ
วัน ๆ นึง เราได้รับอีเมลกันเยอะมาก บางคนอาจได้รับอีเมลเกินวันละ 100 ฉบับด้วยซ้ำ คงไม่มีใครอยากจะเสียเวลาไปมากมายแค่เพราะต้องมานั่งอ่านอีเมลหรอก เพราะฉะนั้นเมื่อนึกถึงใจฝั่งคนรับอีเมลแล้ว คุณควรจะเขียนอีเมลให้สั้น กระชับ และตรงประเด็นที่สุด ถ้าหากว่าอีเมลของคุณมีหลายประเด็นที่ต้องการให้ผู้อ่านรับทราบ คุณควรทำเป็นลิสต์เพื่อให้อ่านและเข้าใจได้ง่าย
5. อย่าติดตลก
การสื่อสารด้วยตัวอักษรไม่เหมือนกับการสื่อสารด้วยเสียง การเล่นมุกตลกต่างๆ โดยเฉพาะการใช้คำพูดเสียดสีอาจจะทำให้เกิดความเข้าใจผิดอย่างแรงได้ เพราะผู้รับสารไม่สามารถรู้ได้ว่าเราเขียนออกมาเพราะต้องการให้รู้สึกตลก หรือเราเขียนออกมาเพราะรู้สึกไม่พอใจจริง ๆ อย่าลืมว่าอีเมลที่เราส่งออกไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งอีเมลเพื่อการติดต่อธุรกิจ มักจะถูกส่งต่อไปที่คนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องอีกมาก สิ่งที่เรามองว่าตลกอาจจะเป็นเรื่องไม่ตลกสำหรับคนอื่นก็ได้
6. วางโครงสร้างอีเมลให้เหมาะสม
แม้จะไม่ได้มีกฎตายตัวเรื่องการวางโครงสร้างของอีเมล แต่โดยปกติแล้วอีเมลเพื่อการติดต่อธุรกิจจะประกอบไปด้วย 5 ส่วน ดังนี้
- หัวข้อ
- คำทักทาย
- เนื้อหา
- คำปิดท้าย
- ชื่อและข้อมูลติดต่อ
นอกจากนี้ คุณควรเขียนอีเมลให้ผู้รับสามารถอ่านได้ง่าย โดยการเว้นช่องไฟให้เหมาะสม และเว้นบรรทัดระหว่างแต่ละส่วน รวมถึงเว้นบรรทัดระหว่างย่อหน้าในกรณีที่ส่วนเนื้อหาของคุณมีหลายย่อหน้าด้วย ถ้าหากว่าอีเมลของคุณจำเป็นต้องใส่ข้อมูลเยอะมากจริง ๆ การใช้ bullet point ก็เป็นทางเลือกที่ดีที่สามารถช่วยให้อีเมลของคุณอ่านง่ายขึ้นได้
7. ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่พิมพ์เล็กให้ถูก
ในเมื่อคุณกำลังเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษ คุณก็ควรจะเขียนให้ถูกต้องตามหลักภาษา ไม่ต้องเป็นกังวลกับเรื่องนี้มากเกินไปนัก หากว่าคุณไม่ได้เขียนผิดซะจนอ่านไม่รู้เรื่อง ก็คงไม่มีใครมาจ้องจับผิดอะไรคุณหรอก แต่อย่างน้อย ๆ หลักภาษาพื้นฐานมาก ๆ อย่างเช่น การเริ่มต้นประโยคด้วยตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ หรือการใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่เริ่มต้นคำในชื่อเฉพาะ ก็ควรเป็นอะไรที่คุณทำได้ถูกต้อง
8. ระวังเรื่องน้ำเสียง
อย่างที่บอกไว้แล้ว ว่าการสื่อสารด้วยตัวอักษรนั้นไม่เหมือนกับการสื่อสารด้วยเสียง ผู้อ่านอาจจะเข้าใจสิ่งที่เราต้องการสื่อผิดไปคนละเรื่องเลยก็ได้ ดังนั้น คุณต้องระมัดระวังเรื่องการเลือกใช้คำ และน้ำเสียงของประโยคให้ดี ๆ คุณอาจลองให้เพื่อนร่วมงานของคุณลองอ่านสักรอบก่อนที่จะส่งอีเมลออกไปก็ได้
9. อย่าพูดถึงหัวข้อที่อ่อนไหวได้ง่าย
การพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อที่อ่อนไหวได้ง่าย เช่น ศาสนา หรือการเมือง อาจทำให้เกิดความขัดแย้งกันจนเป็นเรื่องราวใหญ่โตได้ ต่อให้เป็นการพูดคุยกันเองกับเพื่อน ๆ ของเราก็ตาม ดังนั้นแล้ว การพูดเกี่ยวกับหัวข้อที่อ่อนไหวได้ง่ายจึงเป็นสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงอย่างยิ่งสำหรับการติดต่อธุรกิจ เพราะคุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าอีกฝ่ายมีแนวความคิดแบบเดียวกันกับคุณหรือไม่ และอย่าลืมว่าอีเมลที่คุณส่งไปอาจจะไม่ได้มีผู้อ่านแค่คนเดียว ไม่ว่าจะเป็นคนอื่นเดินผ่านมาเห็นเข้า หรือจะเป็นการมือลั่นส่งต่ออีเมลไปให้กับคนอื่นก็ตาม อย่าลืมว่ากันไว้ดีกว่าแก้เสมอ
10. ระวังเรื่องการใช้เครื่องหมาย !
เครื่องหมาย ! นอกจากจะสามารถใช้แสดงความรู้สึกตื่นเต้นได้แล้ว ยังสามารถใช้แสดงการตะโกนหรือว่าขึ้นเสียงได้ด้วย แน่นอนว่าตามปกติแล้วเราคงจะไม่ตะโกนเวลาที่เราประชุมธุรกิจกันแน่ ๆ กับการเขียนอีเมลก็ไม่ต่างกัน ดังนั้น พยายามอย่าใช้เครื่องหมาย ! ในอีเมลของคุณ ถ้าหากจะใช้ ก็ใช้แค่กรณีที่ต้องการแสดงความตื่นเต้นเท่านั้น และไม่ควรใช้เกิน 1 ครั้งในแต่ละอีเมลด้วย
11. ระวังเรื่องความต่างด้านวัฒนธรรม
เชื่อว่าเรื่องนี้คงเดากันได้ไม่ยาก ในแต่ละสังคมมีวัฒนธรรมและธรรมเนียมปฏิบัติไม่เหมือนกัน สิ่งที่สังคมนี้เค้าทำกันอาจจะกลายเป็นสิ่งต้องห้ามในอีกสังคมนึงก็ได้ ดังนั้นคุณควรศึกษาเกี่ยวกับผู้รับอีเมลของคุณให้ดีเพื่อจะได้ป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต โดยเฉพาะอย่างยิ่งปัญหาที่ไม่ควรเป็นปัญหาขึ้นมา ถ้าหากว่าคุณยังไม่แน่ใจเกี่ยวกับตัวผู้รับอีเมลของคุณ ผมแนะนำให้ยึดถือตามแนวทางการเขียน Business Email ให้ดูโปร ด้วย 5 ขั้นตอนที่ทำเมื่อไหร่ ก็ดูโปรเมื่อนั้น
12. อย่าใช้อีโมจิ
ถึงแม้เราจะใช้อีโมจิกันทุกวันเป็นเรื่องปกติในแอพสำหรับพูดคุยกันก็ตาม แต่ว่าสำหรับการติดต่อธุรกิจแล้ว ยังไงซะ การรักษาความเป็นมืออาชีพเอาไว้ย่อมเหมาะสมกว่า นอกจากการใช้อีโมจิจะทำให้คุณดูขาดความเป็นมืออาชีพแล้ว หลาย ๆ ครั้ง คนแต่ละคนยังอาจมีการตีความสัญลักษณ์อีโมจิแตกต่างกันไปอีกด้วย ซึ่งอาจจะนำมาซึ่งผลเสียต่อตัวคุณเองหรือแม้กระทั่งองค์กรของคุณได้
13. ชื่อเว็บไซต์ต้องสั้นเข้าไว้
การเอาชื่อเว็บไซต์แบบยาว ๆ ส่งไปในอีเมลจะทำให้อีเมลดูยุ่งเหยิงและทำให้ไม่น่าอ่าน ดังนั้นคุณควรทำชื่อเว็บไซต์ให้สั้น ๆ เข้าไว้ คุณสามารถใช้บริการย่อชื่อเว็บไซต์หรือบริการสร้าง QR Code แบบฟรี ๆ ได้ ยกตัวอย่างเช่น เว็บไซต์นี้ เป็นต้น หรือว่าอาจจะใช้ Hyperlink ก็ได้เช่นกัน
14. ใช้ฟ้อนท์มาตรฐาน สีและขนาดที่เหมาะสม
หลักการพื้นฐานของการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพคือทำให้อีเมลของเราอ่านง่าย ดังนั้นการเลือกใช้ฟ้อนท์ที่ทุกคนชินตาอยู่แล้ว จะทำให้ผู้อ่านไม่รู้สึกอึดอัดและพร้อมที่จะมีสมาธิกับอีเมลของเรา ฟ้อนท์มาตรฐานที่ได้รับความนิยมคือ
- Arial
- Helvetica
- Calibri
- Courier
- Times New Roman
สำหรับเรื่องของสีและขนาด สีที่คุณต้องเลือกคือสีดำเท่านั้น และขนาดมาตรฐานของตัวอักษรจะอยู่ที่ 10 ถึง 12 ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความยาวของอีเมลของคุณด้วย
15. เลือกคำปิดท้ายให้ดูโปร
คำปิดท้ายอีเมลที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับระดับความสัมพันธ์ของผู้ส่งและผู้รับเป็นหลัก โดยปกติแล้ว เราควรเลือกระดับความเป็นทางการของคำปิดท้ายให้สัมพันธ์กันกับตอนที่เราเลือกคำทักทายนั่นเอง คำปิดท้ายที่ใช้กันโดยทั่วไปก็จะมีตามนี้
- Sincerely,
- Kind regards,
- Regards,
- Best,
- Thank you,
16. ชื่อและข้อมูลติดต่อกลับ
อย่าลืมใส่ชื่อและข้อมูลติดต่อกลับของคุณ เพื่อที่ว่าถ้าหากอีกฝ่ายต้องการติดต่อคุณ เค้าจะได้ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูลไปเปล่า ๆ
17. เช็คชื่อผู้รับให้ชัวร์
ลองคิดดูว่า ถ้าหากมีใครติดต่อคุณมาแล้วเค้าเขียนชื่อของคุณผิด คุณจะรู้สึกยังไง แน่นอนว่าบางคนอาจคิดว่าไม่เป็นไร ไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่อย่าลืมว่าคนแต่ละคนมีความคิดไม่เหมือนกัน คนบางคนอาจจะมองไปถึงความเป็นมืออาชีพของคนที่ส่งอีเมลมา และอาจจะคิดว่าองค์กรนั้น ๆ ขาดความน่าเชื่อถือจนไม่กล้าทำธุรกิจร่วมกันไปด้วย ที่พูดมานี่ยังไม่รวมปัญหาที่อาจเกิดถึงเรื่องความแตกต่างด้านวัฒนธรรมอีกด้วย
18. ตรวจคำผิดก่อนส่งอีเมล
เวลาที่เราอ่านอะไรบางอย่างแล้วเจอการสะกดคำผิดบ่อย ๆ เราเองก็คงจะรู้สึกว่าอ่านแล้วมันสะดุด ติด ๆ ขัด ๆ จนทำให้รู้สึกไม่อยากอ่านต่อใช่มั้ย แล้วลองคิดดูว่าถ้าเป็นการติดต่อธุรกิจล่ะ มันจะส่งผลมากขนาดไหน ไม่ใช่แค่รู้สึกว่าไม่อยากอ่านอีเมลแล้ว แต่อาจเลยเถิดไปถึงขั้นรู้สึกว่าบริษัทนี้ไม่น่าเชื่อถือก็เป็นได้ และถ้าคุณเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษ การเขียนให้ถูกหลักไวยากรณ์ก็ถือเป็นสิ่งที่ควรทำด้วย คุณควรตรวจสอบเนื้อหาก่อนที่คุณจะส่งอีเมลออกไปอย่างน้อย ๆ ก็สัก 2 ครั้ง
19. ระวังเรื่องขนาดไฟล์แนบ
ถ้าหากเราต้องส่งไฟล์แนบไปกับอีเมลด้วย สิ่งที่ต้องนึกถึงเป็นอย่างแรกคือขนาดของไฟล์ คุณไม่ควรแนบไฟล์ที่ขนาดใหญ่จนเกินไปคู่ไปกับอีเมลของคุณ ถ้าหากจำเป็นต้องส่งไฟล์ขนาดใหญ่ล่ะก็ ลองเปลี่ยนไปใช้ระบบ Cloud Storage ก็จะเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับผู้รับได้อย่างดีเยี่ยม
20. รู้จักใช้ BCC ให้เป็นประโยชน์
การส่งอีเมลโดยใช้ BCC จะช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้รับอีเมลได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกรณีที่เราจำเป็นต้องส่งอีเมลแบบเดียวกันไปหาคนหลาย ๆ คนพร้อม ๆ กัน
21. ตอบกลับอีเมลภายในเวลาที่เหมาะสม
สำหรับบางคน วัน ๆ นึงอาจจะได้รับอีเมลมหาศาลจนไม่อยากจะอ่าน แต่หากเราไม่ตอบกลับก็อาจจะมีผลทำให้อีกฝ่ายไม่สามารถดำเนินงานต่อได้ ดังนั้นถ้าหากมันไม่เหลือบ่ากว่าแรง เราก็ควรตอบอีเมลกลับทุกอีเมลถึงแม้ว่าจะเป็นแค่การตอบกลับไปว่าได้รับอีเมลจากเค้าแล้วก็ตาม สำหรับเรื่องระยะเวลาที่เหมาะสมที่จะต้องตอบกลับอีเมล ให้คุณลองแบ่งตามระดับความสำคัญ ในกรณีอีเมลที่สำคัญมากเช่นลูกค้าต้องการข้อมูลเพื่อตัดสินใจทันที คุณต้องหยุดทำอย่างอื่นแล้วมาตอบทันที ถ้าเป็นกรณีสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน คุณอาจจะตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมง หรือถ้าความสำคัญลดลงมา ก็อาจจะเปลี่ยนเป็นตอบกลับภายใน 48 ชั่วโมง เป็นต้น
22. ใช้ Reply all เท่าที่จำเป็น
อย่างที่ทราบกันอยู่แล้วว่าในแต่ละวัน เราได้รับอีเมลกันเยอะมาก ๆ ดังนั้น ถ้าเป็นเนื้อหาที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับใครโดยตรง หรือถ้าหากคน ๆ นั้นไม่มีความจำเป็นอะไรที่ต้องได้รับอีเมลฉบับนี้ ก็อย่าให้ชื่อของเค้าโผล่มาเป็นผู้รับเลย มันจะเป็นการรบกวนการทำงานของเค้าเปล่า ๆ
23. คิดให้ดีก่อน Forward
หลายต่อหลายครั้ง เรามีข้อมูลที่เป็นความลับ หรือข้อมูลบางอย่างที่อาจจะอ่อนไหวต่อความรู้สึก ดังนั้นคุณต้องระวังเรื่องข้อมูลพวกนี้ให้ดี ตรวจสอบให้ดีก่อนเสมอว่าอีเมลที่เรากำลังจะส่งต่อออกไปนั้นมีข้อมูลอะไรที่ไม่ควรส่งออกไปหรือไม่ ถ้ามีข้อมูลอะไรที่ไม่ควรส่งต่อออกไป ก็ให้ลบตรงส่วนนั้นทิ้งซะ
24. ข้อความ Out-of-Office
สำหรับเรื่องนี้คงไม่ต้องอธิบายอะไรมากมาย แต่ก็มีหลายคนที่มองข้ามเรื่องเล็ก ๆ นี้ไป ผู้ที่ต้องการติดต่อกับคุณคงไม่มีทางรู้ล่วงหน้าว่าคุณอยู่ในระหว่างพักร้อน หรือว่าคุณไปทำงานต่างประเทศรึเปล่า ถ้าหากว่าคุณไม่ได้ตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติล่วงหน้าเอาไว้ อีกฝ่ายก็คงจะรู้สึกร้อนใจเพราะไม่ได้รับข้อมูลจากคุณสักที ดังนั้น วิธีการที่ดีที่สุดคือการตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้ผู้ที่ส่งอีเมลมาหาคุณได้ทราบว่าคุณไม่สะดวกตอบกลับในเร็ว ๆ นี้ หรือคุณอาจจะระบุชื่อผู้ร่วมงานที่สามารถช่วยตอบคำถามหรือให้ข้อมูลบางอย่างแทนคุณเอาไว้ก็ได้
สรุป
ต่อจากนี้คุณไม่ต้องคอยเป็นกังวลเวลาที่ต้องเขียนอีเมลทางการเพื่อส่งให้กับเจ้านาย ลูกค้า หรือคู่ค้าของคุณอีกต่อไปแล้ว เพียงแค่คุณยึดตามแนวทางปฏิบัติทั้ง 24 ข้อนี้เอาไว้ อีเมลทุกฉบับที่คุณเขียนและส่งออกไปก็จะมีความเป็นมืออาชีพขึ้นมาทันที นอกจากจะทำให้คุณดูมือโปรมากขึ้นแล้ว ยังทำให้การสื่อสารด้วยอีเมลของคุณมีประสิทธิภาพขึ้นอย่างมากอีกด้วย แต่ถ้าหากว่าคุณยังไม่มั่นใจในเรื่องการเขียนเนื้อหาอีเมลล่ะก็ คุณสามารถนำ 9 ตัวอย่างการเขียน Email เพื่อติดต่อธุรกิจอย่างมืออาชีพ ไปปรับเนื้อหาให้เข้ากับสถานการณ์ของคุณแล้วส่งออกไปอย่างมั่นใจได้เลย
คำศัพท์ที่น่าสนใจในบทความนี้
application (n.) = การสมัครงาน
guarantee (v.) = การันตี
concise (v.) = กระชับ
sensitive (adj.) = (ที่)อ่อนไหวได้ง่าย
exclamation mark (n.) = เครื่องหมาย !
cultural differences (n.) = ความแตกต่างด้านวัฒนธรรม
recipient (n.) = ผู้รับ
proofread (v.) = ตรวจสอบตัวสะกด
attachment (n.) = ไฟล์แนบ
urgent (adj.) = (ที่)เร่งด่วน
