Business Email คือ Formal Email เพื่อการติดต่อธุรกิจ เช่น การติดต่อกันระหว่าง ธุรกิจกับธุรกิจ หรือธุรกิจกับลูกค้า เป็นต้น
การเขียน Business Email ดูจะเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวสำหรับใครหลาย ๆ คน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องเขียนเป็นภาษาอังกฤษ!!
ถึงแม้ว่าในยุคสมัยนี้ พวกเราส่วนใหญ่จำเป็นต้องเขียนอีเมลติดต่องานกันทุกวันอยู่แล้ว แต่ก็ดูเหมือนว่าเราจะหาจุดที่ลงตัวไม่เจอกันซักที หลายคนยังสับสนว่าจะเริ่มต้นอีเมลยังไง พูดยังไงถึงจะตรงประเด็น ทำยังไงให้ฟังดูสุภาพแต่ในขณะเดียวกันก็ให้ความรู้สึกเป็นกันเอง
ตัวผมเองก็เช่นกัน สมัยที่ทำงานใหม่ ๆ ก็ต้องคอยปวดหัวอยู่ตลอดว่าจะเชื่อมโยงประเด็นยังไงดีให้ดูลื่นไหลและให้ดูเป็นมืออาชีพ จนกระทั่งได้มาเจอกับเทคนิค 5 ข้อนี้ ซึ่งจะเป็นแนวทางให้เราเขียนอีเมลที่ตอบโจทย์ ตรงเป้าหมาย และมีประสิทธิภาพสูงสุด
1. สร้างความรู้สึกมือโปร กับคำทักทายที่เหมาะสม
เวลาที่เราเขียน Business Email สิ่งหนึ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งก็คือการสร้างความประทับใจแรกเห็นที่ดีด้วยการเลือกใช้คำทักทายที่เหมาะสมกับความสัมพันธ์ของเราและผู้อ่าน เรามาดูการเลือกใช้คำที่เหมาะสมในกรณีต่าง ๆ กันเลย
Note: ก่อนที่จะไปดูการใช้คำทักทายแบบต่าง ๆ ให้เราสังเกตและระวังเรื่องการใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็ก รวมถึงการใช้เครื่องหมาย : (colon) และ , (comma) ของคำทักทายแบบต่าง ๆ เอาไว้ด้วย
1.1) ในกรณีที่เราติดต่อเป็นครั้งแรก โดยที่เราเองก็ไม่แน่ใจว่าผู้รับอีเมลของเรานั้นเป็นใคร ชื่ออะไร เราสามารถขึ้นต้นด้วยคำทักทายด้วย 2 แบบนี้
- To Whom It May Concern:
- Dear Sir or Madam,
Note: การใช้คำทักทาย 2 แบบข้างต้นนี้ ผมแนะนำว่าถ้าเลี่ยงได้ก็ควรเลี่ยงเพราะมันฟังดูทั้งล้าสมัยและก็เป็นทางการมาก ๆ และดีไม่ดี ทางผู้รับอีเมลอาจจะมองว่าเราขี้เกียจ ไม่ทำการบ้านมาก่อน ขนาดจะต้องส่งอีเมลให้ใครก็ยังไม่รู้เลยก็ได้ ผมแนะนำว่าให้พยายามใช้คำทักทายแบบด้านล่างที่กำลังจะได้อ่านนี้ดีกว่า
1.2) ในกรณีที่เราไม่รู้ว่าผู้รับเป็นใคร แต่พอจะทราบว่าผู้รับมีตำแหน่งอะไร หรือทำงานในแผนกอะไร ให้เราใช้คำขึ้นต้นแบบนี้
- Dear <ตำแหน่ง>, เช่น Dear Sales Manager,
- Dear <แผนก>, เช่น Dear Production Department,
1.3) ในกรณีที่เรารู้ชื่อนามสกุลของผู้รับ แต่ยังไม่ได้รู้จักกันดี ให้เราขึ้นต้นคำทักทายแบบนี้
ถ้าผู้รับเป็นชาวต่างชาติ:
- Dear Mr. / Mrs. / Ms. <นามสกุล>,
ถ้าผู้รับเป็นคนไทย:
- Dear Khun <ชื่อ นามสกุล>,
- Dear Khun <ชื่อ>,
Note: ในวัฒนธรรมการเรียกชื่อของฝรั่ง เวลาที่ต้องการเรียกแบบสุภาพ เค้าจะเรียก <Mr. / Mrs. / Ms. + นามสกุล>* แต่ถ้ารู้จักกันแล้ว และต้องการเรียกให้มีความเป็นกันเองมากขึ้น เค้าจะเรียกด้วย <ชื่อ> เฉย ๆ ได้เลย โดยที่ไม่พูด Mr. / Mrs. / Ms. นำหน้า
*Ms. คือ คำย่อของคำว่า Miss หมายถึงผู้หญิงที่ยังไม่แต่งงาน
Mrs. คือ คำย่อของคำว่า Missis หรือ Missus หมายถึงผู้หญิงที่แต่งงานแล้ว
Mr. คือ คำย่อของคำว่า Mister หมายถึงผู้ชาย ใช้ได้กับทั้งคนที่แต่งงานแล้วและยังไม่แต่งงาน
ในกรณีที่เราไม่แน่ใจว่าผู้รับอีเมลของเราแต่งงานแล้วหรือยัง ให้เลือก Ms. ไว้ก่อน
1.4) ในกรณีที่เรารู้จักผู้รับในระดับนึง แต่ยังไม่ได้สนิทกันมากนัก และต้องการให้ฟังดูเป็นกันเองมากขึ้น เราสามารถใช้คำทักทายตามนี้
ถ้าผู้รับเป็นชาวต่างชาติ:
- Dear <ชื่อ>,
ถ้าผู้รับเป็นคนไทย:
- Dear Khun <ชื่อ>,
- Dear K. <ชื่อ>,
1.5) ในกรณีที่เรารู้จักผู้รับเป็นอย่างดีและมีความสนิทสนมกัน เราสามารถใช้คำทักทายที่เป็นกันเองมากขึ้นได้ เช่น
- Hello,
- Hi,
- Greetings,
- Good Day,
- Good Morning,
- Good Afternoon,
- Good Evening,
2. กล่าวคำขอบคุณ ก่อนเข้าสู่ประเด็น
มีใครที่ไหนบ้างล่ะที่ไม่ชอบได้ยินคำขอบคุณ? ถึงแม้ว่าจะฟังดูน่างงและไม่น่าจะมีอะไรเกี่ยวข้องกับการเขียนอีเมลเลย แต่ว่าในทางจิตวิทยานั้น เวลาที่เราพูดขอบคุณใคร เค้าคนนั้นจะรู้สึกดี ๆ กับเรามากขึ้น เราสามารถประยุกต์ใช้เทคนิคนี้กับการเขียน business email เช่นกัน การขึ้นต้นด้วยคำขอบคุณถือเป็นมารยาทในการเขียนอีเมลที่ดี และสามารถนำมาใช้ได้กับทุกสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อเป็นครั้งแรกหรือแม้แต่การตอบกลับอีเมลที่อีกฝ่ายเขียนมาหาเราก่อนก็ตาม ข้างล่างนี้เป็นตัวอย่างบางส่วนที่เราสามารถนำไปปรับใช้ได้
กรณีที่เราติดต่อเค้าเป็นครั้งแรก
- Thank you for taking the time to read my email, <ชื่อ>.
กรณีที่เค้าติดต่อเรา หรือสอบถามอะไรกับเรา
- Thank you for contacting <ชื่อองค์กรของเรา>.
- Thank you for your inquiry.
กรณีที่เค้าตอบกลับอีเมลของเรามา แล้วเราจะตอบเค้ากลับไป
- Thank you for your reply.
3. เข้าประเด็น บอกจุดประสงค์ให้ชัด
อย่าลืมว่าอีกฝ่ายเองก็มีงานต้องทำเช่นกัน เค้าคงไม่มีเวลามานั่งอ่านอะไรยืดเยื้อและหาประเด็นไม่เจอซักที ดังนั้น เมื่อเราทำตามขั้นตอนที่ 2 แล้ว เราก็ควรจะเข้าประเด็นและบอกจุดประสงค์ที่เราส่งอีเมลมาหาให้ชัดเจน เพื่อที่อีกฝ่ายจะได้เข้าใจความต้องการของเราและไม่ต้องเสียเวลาไปกับการอารัมภบทที่ยืดยาวเกินความจำเป็น เราควรเขียนให้ชัดตั้งแต่ประโยคแรกว่าจุดประสงค์ของเราคืออะไร และเขียนเนื้อหาที่กระชับตามมาในประโยคถัดไป เราสามารถนำตัวอย่างข้างล่างนี้ไปปรับใช้ตามสถานการณ์ได้
กรณีที่เราเป็นฝ่ายติดต่อไปก่อนเป็นครั้งแรก
- I am writing to ask about <สิ่งที่ต้องการถามถึง>.
- I am writing regarding <สิ่งที่ต้องการถามถึง>.
กรณีที่เราจะตอบกลับการสอบถามจากอีกฝ่าย
- To answer your question, here is <ข้อมูลที่เค้าสอบถามเข้ามา>.
กรณีที่เราจะส่งต่ออีเมลไปให้กับผู้ที่รับผิดชอบในส่วนนั้น ๆ
- I am connecting you with my co-worker, <ชื่อเพื่อนร่วมงาน>, who will be able to address your inquiry regarding <หัวข้อที่เค้าถาม>.
4. สร้างความประทับใจด้วยคำขอบคุณ
ตามที่ได้บอกไปแล้ว ว่าการขอบคุณจะทำให้อีกฝ่ายรู้สึกดี ๆ กับเรา ดังนั้น ถ้าเราอยากจะได้รับความร่วมมือจากอีกฝ่าย การกล่าวคำขอบคุณอีกซักครั้งก็เป็นความคิดที่ไม่เลว ไม่ต้องห่วงเรื่องที่ว่าจะทำให้อีเมลของเรายืดเยื้อหรอก เพราะอย่างที่บอก ใคร ๆ ก็ชอบได้ยินคำขอบคุณกันทั้งนั้นแหละ ลองมาดูตัวอย่างที่เราสามารถนำไปปรับใช้ได้กัน
เริ่มด้วยการขอบคุณ เช่น
- Thank you for your patience and cooperation, <ชื่อผู้รับอีเมล>.
- Thanks for your consideration, <ชื่อผู้รับอีเมล>.
ตามด้วยคำพูดปิดท้ายที่ฟังดูดี กระตือรือร้น และสุภาพ เช่น
- If you have any questions, please do not hesitate to reach out.
- I look forward to hearing from you.
5. ปิดท้ายให้ดูโปร ด้วยคำลงท้าย email ที่เหมาะสม
ขั้นตอนสุดท้ายนี้ เราควรปิดด้วยคำลงท้าย email ที่เหมาะสม หลักการก็ไม่มีอะไรมาก เราควรเลือกระดับความเป็นทางการของคำปิดท้ายให้สัมพันธ์กันกับตอนที่เราเลือกคำทักทายนั่นเอง
ในกรณีที่เราเขียน formal email เราอาจจะเลือกใช้คำลงท้ายพวกนี้ได้
- Sincerely,
- Kind regards,
- Best wishes,
ในกรณีที่เราเขียนอีเมลแบบมีความเป็นกันเอง เราอาจจะเลือกปิดท้ายด้วยคำลงท้าย email ตามนี้
- Cheers,
- Best,
- As ever,
- Thank you,
เมื่อเลือกคำลงท้าย email ที่เหมาะสมได้แล้ว อย่าลืมใส่ข้อมูลของเราเองให้ครบถ้วนเพื่อที่จะให้อีกฝ่ายสามารถติดต่อกลับเราได้ง่าย โดยปกติก็จะมี
- ชื่อ นามสกุล
- ตำแหน่ง
- บริษัท
- ข้อมูลสำหรับติดต่อ เช่น เบอร์มือถือ อีเมล เป็นต้น
มาถึงตอนนี้ทุกคนคงจะพอมีไอเดียในการเขียนอีเมลติดต่อธุรกิจอย่างมืออาชีพกันแล้ว แต่ถ้าหากใครยังคิดไม่ออกว่าจะเรียบเรียงเนื้อหาในการติดต่อยังไง ลองมาดู 9 ตัวอย่างการเขียน Business Email อย่างมืออาชีพ แล้วเอาไปปรับใช้กันได้เลย
สรุป
- สร้างความรู้สึกมือโปร กับคำทักทายที่เหมาะสม
- กล่าวคำขอบคุณ ก่อนเข้าสู่ประเด็น
- เข้าประเด็น บอกจุดประสงค์ให้ชัด
- สร้างความประทับใจด้วยคำขอบคุณ
- ปิดท้ายให้ดูโปร ด้วยคำลงท้าย email ที่เหมาะสม
คำศัพท์ที่น่าสนใจในบทความนี้
formal (adj.) = เป็นทางการ
concern (v.) = เกี่ยวข้อง
inquiry (n.) = ข้อซักถาม
reply (n.) = การตอบกลับ
regarding (prep.) = เกี่ยวข้องกับ
address (v.) = จัดการ, รับมือ, แก้ (ปัญหา)
patience (n.) = ความอดทน
cooperation (n.) = ความร่วมมือ
consideration (n.) = การพิจารณา
hesitate (n.) = ลังเลใจ
