• Facebook
• Twitter
• Line

    หลายคนคงปวดหัวเวลาที่จะต้องส่งอีเมลทางการ (Formal Email) หรืออีเมลธุรกิจ (Business Email) เป็นภาษาอังกฤษให้กับคู่ค้า ดีลเลอร์ ซัพพลายเออร์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้าของเราเอง

    ถ้าเรารู้วิธีการเขียนอีเมลสำหรับติดต่อธุรกิจให้ดูมือโปร เราก็จะสามารถสร้างโอกาสทางธุรกิจให้เพิ่มสูงขึ้นได้ และยังทำให้เราได้เปรียบเป็นอย่างมากสำหรับการเจริญเติบโตในหน้าที่การงาน วันนี้ English Munmun นำ 5 ขั้นตอนการเขียน Business Email ให้ดูโปรมาฝาก

เขียน Business Email ให้ดูโปรในยุค 2024 ด้วย 5 ขั้นตอนที่ทำเมื่อไหร่ ก็ดูโปรเมื่อนั้น

    Business Email คือ Formal Email เพื่อการติดต่อธุรกิจ เช่น การติดต่อกันระหว่าง ธุรกิจกับธุรกิจ หรือธุรกิจกับลูกค้า เป็นต้น

    การเขียน Business Email ดูจะเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวสำหรับใครหลาย ๆ คน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องเขียนเป็นภาษาอังกฤษ!!

    ถึงแม้ว่าในยุคสมัยนี้ พวกเราส่วนใหญ่จำเป็นต้องเขียนอีเมลติดต่องานกันทุกวันอยู่แล้ว แต่ก็ดูเหมือนว่าเราจะหาจุดที่ลงตัวไม่เจอกันซักที หลายคนยังสับสนว่าจะเริ่มต้นอีเมลยังไง พูดยังไงถึงจะตรงประเด็น ทำยังไงให้ฟังดูสุภาพแต่ในขณะเดียวกันก็ให้ความรู้สึกเป็นกันเอง

    ตัวผมเองก็เช่นกัน สมัยที่ทำงานใหม่ ๆ ก็ต้องคอยปวดหัวอยู่ตลอดว่าจะเชื่อมโยงประเด็นยังไงดีให้ดูลื่นไหลและให้ดูเป็นมืออาชีพ จนกระทั่งได้มาเจอกับเทคนิค 5 ข้อนี้ ซึ่งจะเป็นแนวทางให้เราเขียนอีเมลที่ตอบโจทย์ ตรงเป้าหมาย และมีประสิทธิภาพสูงสุด

1. สร้างความรู้สึกมือโปร กับคำทักทายที่เหมาะสม

    เวลาที่เราเขียน Business Email สิ่งหนึ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งก็คือการสร้างความประทับใจแรกเห็นที่ดีด้วยการเลือกใช้คำทักทายที่เหมาะสมกับความสัมพันธ์ของเราและผู้อ่าน เรามาดูการเลือกใช้คำที่เหมาะสมในกรณีต่าง ๆ กันเลย

Note: ก่อนที่จะไปดูการใช้คำทักทายแบบต่าง ๆ ให้เราสังเกตและระวังเรื่องการใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็ก รวมถึงการใช้เครื่องหมาย : (colon) และ , (comma) ของคำทักทายแบบต่าง ๆ เอาไว้ด้วย

1.1) ในกรณีที่เราติดต่อเป็นครั้งแรก โดยที่เราเองก็ไม่แน่ใจว่าผู้รับอีเมลของเรานั้นเป็นใคร ชื่ออะไร เราสามารถขึ้นต้นด้วยคำทักทายด้วย 2 แบบนี้

• To Whom It May Concern:
• Dear Sir or Madam,

Note: การใช้คำทักทาย 2 แบบข้างต้นนี้ ผมแนะนำว่าถ้าเลี่ยงได้ก็ควรเลี่ยงเพราะมันฟังดูทั้งล้าสมัยและก็เป็นทางการมาก ๆ และดีไม่ดี ทางผู้รับอีเมลอาจจะมองว่าเราขี้เกียจ ไม่ทำการบ้านมาก่อน ขนาดจะต้องส่งอีเมลให้ใครก็ยังไม่รู้เลยก็ได้ ผมแนะนำว่าให้พยายามใช้คำทักทายแบบด้านล่างที่กำลังจะได้อ่านนี้ดีกว่า

1.2) ในกรณีที่เราไม่รู้ว่าผู้รับเป็นใคร แต่พอจะทราบว่าผู้รับมีตำแหน่งอะไร หรือทำงานในแผนกอะไร ให้เราใช้คำขึ้นต้นแบบนี้

• Dear <ตำแหน่ง>,       เช่น   Dear Sales Manager,
• Dear <แผนก>,           เช่น   Dear Production Department,

1.3) ในกรณีที่เรารู้ชื่อนามสกุลของผู้รับ แต่ยังไม่ได้รู้จักกันดี ให้เราขึ้นต้นคำทักทายแบบนี้

ถ้าผู้รับเป็นชาวต่างชาติ:

• Dear Mr. / Mrs. / Ms. <นามสกุล>,

ถ้าผู้รับเป็นคนไทย:

• Dear Khun <ชื่อ นามสกุล>,
• Dear Khun <ชื่อ>,

Note: ในวัฒนธรรมการเรียกชื่อของฝรั่ง เวลาที่ต้องการเรียกแบบสุภาพ เค้าจะเรียก  <Mr. / Mrs. / Ms. + นามสกุล>* แต่ถ้ารู้จักกันแล้ว และต้องการเรียกให้มีความเป็นกันเองมากขึ้น เค้าจะเรียกด้วย <ชื่อ> เฉย ๆ ได้เลย โดยที่ไม่พูด Mr. / Mrs. / Ms. นำหน้า

*Ms. คือ คำย่อของคำว่า Miss หมายถึงผู้หญิงที่ยังไม่แต่งงาน

 Mrs. คือ คำย่อของคำว่า Missis หรือ Missus หมายถึงผู้หญิงที่แต่งงานแล้ว

 Mr. คือ คำย่อของคำว่า Mister หมายถึงผู้ชาย ใช้ได้กับทั้งคนที่แต่งงานแล้วและยังไม่แต่งงาน

 ในกรณีที่เราไม่แน่ใจว่าผู้รับอีเมลของเราแต่งงานแล้วหรือยัง ให้เลือก Ms. ไว้ก่อน

1.4) ในกรณีที่เรารู้จักผู้รับในระดับนึง แต่ยังไม่ได้สนิทกันมากนัก และต้องการให้ฟังดูเป็นกันเองมากขึ้น เราสามารถใช้คำทักทายตามนี้

ถ้าผู้รับเป็นชาวต่างชาติ:

• Dear <ชื่อ>,

ถ้าผู้รับเป็นคนไทย:

• Dear Khun <ชื่อ>,
• Dear K. <ชื่อ>,

1.5) ในกรณีที่เรารู้จักผู้รับเป็นอย่างดีและมีความสนิทสนมกัน เราสามารถใช้คำทักทายที่เป็นกันเองมากขึ้นได้ เช่น

• Hello,
• Hi,
• Greetings,
• Good Day,
• Good Morning,
• Good Afternoon,
• Good Evening,

2. กล่าวคำขอบคุณ ก่อนเข้าสู่ประเด็น

    มีใครที่ไหนบ้างล่ะที่ไม่ชอบได้ยินคำขอบคุณ? ถึงแม้ว่าจะฟังดูน่างงและไม่น่าจะมีอะไรเกี่ยวข้องกับการเขียนอีเมลเลย แต่ว่าในทางจิตวิทยานั้น เวลาที่เราพูดขอบคุณใคร เค้าคนนั้นจะรู้สึกดี ๆ กับเรามากขึ้น เราสามารถประยุกต์ใช้เทคนิคนี้กับการเขียน business email เช่นกัน การขึ้นต้นด้วยคำขอบคุณถือเป็นมารยาทในการเขียนอีเมลที่ดี และสามารถนำมาใช้ได้กับทุกสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อเป็นครั้งแรกหรือแม้แต่การตอบกลับอีเมลที่อีกฝ่ายเขียนมาหาเราก่อนก็ตาม  ข้างล่างนี้เป็นตัวอย่างบางส่วนที่เราสามารถนำไปปรับใช้ได้

กรณีที่เราติดต่อเค้าเป็นครั้งแรก

• Thank you for taking the time to read my email, <ชื่อ>.

กรณีที่เค้าติดต่อเรา หรือสอบถามอะไรกับเรา

• Thank you for contacting <ชื่อองค์กรของเรา>.
• Thank you for your inquiry.

กรณีที่เค้าตอบกลับอีเมลของเรามา แล้วเราจะตอบเค้ากลับไป

• Thank you for your reply.

3. เข้าประเด็น บอกจุดประสงค์ให้ชัด

    อย่าลืมว่าอีกฝ่ายเองก็มีงานต้องทำเช่นกัน เค้าคงไม่มีเวลามานั่งอ่านอะไรยืดเยื้อและหาประเด็นไม่เจอซักที ดังนั้น เมื่อเราทำตามขั้นตอนที่ 2 แล้ว เราก็ควรจะเข้าประเด็นและบอกจุดประสงค์ที่เราส่งอีเมลมาหาให้ชัดเจน เพื่อที่อีกฝ่ายจะได้เข้าใจความต้องการของเราและไม่ต้องเสียเวลาไปกับการอารัมภบทที่ยืดยาวเกินความจำเป็น เราควรเขียนให้ชัดตั้งแต่ประโยคแรกว่าจุดประสงค์ของเราคืออะไร และเขียนเนื้อหาที่กระชับตามมาในประโยคถัดไป เราสามารถนำตัวอย่างข้างล่างนี้ไปปรับใช้ตามสถานการณ์ได้

กรณีที่เราเป็นฝ่ายติดต่อไปก่อนเป็นครั้งแรก

• I am writing to ask about <สิ่งที่ต้องการถามถึง>.
• I am writing regarding <สิ่งที่ต้องการถามถึง>.

กรณีที่เราจะตอบกลับการสอบถามจากอีกฝ่าย

• To answer your question, here is <ข้อมูลที่เค้าสอบถามเข้ามา>.

กรณีที่เราจะส่งต่ออีเมลไปให้กับผู้ที่รับผิดชอบในส่วนนั้น ๆ

• I am connecting you with my co-worker, <ชื่อเพื่อนร่วมงาน>, who will be able to address your inquiry regarding <หัวข้อที่เค้าถาม>.

4. สร้างความประทับใจด้วยคำขอบคุณ

    ตามที่ได้บอกไปแล้ว ว่าการขอบคุณจะทำให้อีกฝ่ายรู้สึกดี ๆ กับเรา ดังนั้น ถ้าเราอยากจะได้รับความร่วมมือจากอีกฝ่าย การกล่าวคำขอบคุณอีกซักครั้งก็เป็นความคิดที่ไม่เลว ไม่ต้องห่วงเรื่องที่ว่าจะทำให้อีเมลของเรายืดเยื้อหรอก เพราะอย่างที่บอก ใคร ๆ ก็ชอบได้ยินคำขอบคุณกันทั้งนั้นแหละ ลองมาดูตัวอย่างที่เราสามารถนำไปปรับใช้ได้กัน

เริ่มด้วยการขอบคุณ เช่น

• Thank you for your patience and cooperation, <ชื่อผู้รับอีเมล>.
• Thanks for your consideration, <ชื่อผู้รับอีเมล>.

ตามด้วยคำพูดปิดท้ายที่ฟังดูดี กระตือรือร้น และสุภาพ เช่น

• If you have any questions, please do not hesitate to reach out.
• I look forward to hearing from you.

5. ปิดท้ายให้ดูโปร ด้วยคำลงท้าย email ที่เหมาะสม

    ขั้นตอนสุดท้ายนี้ เราควรปิดด้วยคำลงท้าย email ที่เหมาะสม หลักการก็ไม่มีอะไรมาก เราควรเลือกระดับความเป็นทางการของคำปิดท้ายให้สัมพันธ์กันกับตอนที่เราเลือกคำทักทายนั่นเอง

ในกรณีที่เราเขียน formal email เราอาจจะเลือกใช้คำลงท้ายพวกนี้ได้

• Sincerely,
• Kind regards,
• Best wishes,

ในกรณีที่เราเขียนอีเมลแบบมีความเป็นกันเอง เราอาจจะเลือกปิดท้ายด้วยคำลงท้าย email ตามนี้

• Cheers,
• Best,
• As ever,
• Thank you,

เมื่อเลือกคำลงท้าย email ที่เหมาะสมได้แล้ว อย่าลืมใส่ข้อมูลของเราเองให้ครบถ้วนเพื่อที่จะให้อีกฝ่ายสามารถติดต่อกลับเราได้ง่าย โดยปกติก็จะมี

สรุป

1. 1. สร้างความรู้สึกมือโปร กับคำทักทายที่เหมาะสม
   2. กล่าวคำขอบคุณ ก่อนเข้าสู่ประเด็น
   3. เข้าประเด็น บอกจุดประสงค์ให้ชัด
   4. สร้างความประทับใจด้วยคำขอบคุณ
   5. ปิดท้ายให้ดูโปร ด้วยคำลงท้าย email ที่เหมาะสม

เรียนภาษาอังกฤษเพิ่มความโปร ‘เรียนชาตินี้ เก่งถึงชาติหน้า’ ที่ English Munmun กับคอร์สเรียนที่ได้รับการพิสูจน์แล้วจากผู้เรียนกว่า 17,000 คน ว่าพูดได้จริง ไม่ใช่แค่ท่องจำ

วัดระดับภาษาอังกฤษ ฟรี! คลิกที่นี่

รับคอร์สเรียน ฟรี! คลิกที่นี่

กลับสู่สารบัญ

• Facebook
• Twitter
• Line